Jeżeli praca została przesłana do zatwierdzenia przez promotora i należy poprawić wersję pliku, ze względu na błędy bądź inne przyczyny, należy zgłosić się do promotora o utworzenie nowego zestawu pracy i przekazanie do poprawy ("Stwórz nowy zestaw i przekaż do poprawy"). Czynność ta nie będzie możliwa, jeżeli status archiwizacji pracy będzie już w punkcie "5 - praca gotowa do obrony". Wtedy należy zgłosić się do sekretariatu o pomoc.
Pracę można drukować zaraz po wgraniu do AP. W tym celu należy użyć niebieskiego linka "Wersja do druku", aby pobrać plik pdf. W tym momencie generowane są również sumy kontrolne, które będą zapisane na kolejnych stronach pracy. Losowe sumy kontrolne będą sprawdzane przy odbieraniu pracy w sekretariacie/dziekanacie, w celu sprawdzenia oryginalności wgranej pracy do AP z pracą wydrukowaną. Ważne, aby plik PDF nie był zabezpieczony, gdyż nie będzie możliwości zapisania sum kontrolnych.
Obecne zarządzenie Rektora nie wymaga składania pracy dyplomowej w formie druku.
Sumy kontrolne generowane są w momencie pobierania pliku do wydruku - niebieski link "Wersja do druku".
Parametry udostępniania (udostępniać w czytelni, udostępniać w internecie) można zmienić jedynie w punkcie 2 statusu archiwizacji czyli "Przesyłanie plików z pracą". Sekretariat musi cofnąć pracę do tego statusu. Następnie student zmienia parametry udostępniania, a w dalszej kolejności sekretariat zmienia status pracy na docelowy. Po wykonaniu tych czynności student musi wydrukować nowe "oświadczenie o udostępnianiu" ("oświadczenie w sprawie praw autorskich") i złożyć je w sekretariacie.
Aby przejść do punktu: "Przesyłanie plików z pracą" należy wypełnić wszystkie konieczne pola formularza: tytuł, streszczenie, słowa kluczowe, wszystko w języku pracy, polskim i angielskim.
Nowa wersja pracy może być wgrana jedynie w przypadku, gdy nie odbył się jeszcze egzamin dyplomowy. W tym punkcie archiwizacji pracy wymagany jest kontakt z administratorem AP / lokalnym administratorem AP w celu odblokowania pracy.
Recenzje są widoczne dla autora pracy zaraz po jej zaakceptowaniu przez recenzenta.
Podgląd recenzji innego recenzenta dostępny jest dopiero po zatwierdzeniu własnej.
Imię i nazwisko można ukryć przy pracach autora – (widoczne tylko dla administratorów i osób związanych z pracą) – zmienia się w USOSweb.
Link "oświadczenia o udostępnianiu" ("oświadczenia w sprawie praw autorskich") generuje się po przekazaniu pracy do akceptacji przez opiekuna i znajduje się przy nazwisku autora pracy w tabeli informacyjnej pracy.
Odblokowanie edycji zatwierdzonej recenzji może wykonać jedynie administrator AP, lokalny administrator AP.
Link tymczasowy dla recenzenta może utworzyć promotor. Na stronie danej pracy w AP w bloku "Osoby piszące recenzję" przy nazwisku danego recenzenta znajduje się ikonka, która pozwala utworzyć link tymczasowy dla recenzenta. Link ten zostanie automatycznie wysłany na adres e-mail recenzenta.
Sumy kontrolne widoczne są w USOS w zakładce "Uwagi" w pracy dyplomowej od chwili kliknięcia przez studenta linku "Wersja do druku" w AP.
Wzór formularza recenzji przypisywany jest do jednostki, w której powstaje praca dyplomowa. Jeżeli formularz jest nieprawidłowy to należy sprawdzić wpis w USOS "jednostka, w której powstaje praca".
Sprawdzanie antyplagiatowe jest konieczne do zatwierdzenia przez promotora pracy. Sprawdzanie antyplagiatowe jest obowiązkowe.
Aby praca była widoczna w katalogu AP, gdy opcja udostępniania została zaznaczona, musi być zarchiwizowana i ze statusem "praca gotowa do obrony".
Jeżeli z pewnych powodów praca jest już w statusie "5 - praca gotowa do obrony", a brakuje recenzji, która ma być wpisana, należy zgłosić się do administratora AP (również lokalnego, sekretariat) w celu zmiany statusu pracy na "4 - wystawianie recenzji".
Informacje na ten temat można uzyskać na stronie wiki.osaweb.pl/Latex.
Dostęp można uzyskać poprzez zgłoszenie do zespołu USOS/administratora AP konieczności uzyskania takiego dostępu. Dane doktoranta muszą być wcześniej uzupełnione w USOS (konieczne jest również wpisanie adresu e-mail).