System USOS jest dostępny dla pracowników uczelni.

W celu założenia konta w systemie USOS należy:

• mieć aktywne konto pocztowe w domenie uj.edu.pl. Procedury związane m.in. z odzyskiwaniem hasła do poczty wskazane są na stronie Pomocy Informatycznej UJ;
• mieć ważne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;
• złożyć uzupełniony formularz uprawnień.

Jak wypełnić formularz?

W formularzu należy wskazać czy wniosek dotyczy nowego konta ("nowe konto") czy też zmiany lub przedłużenia uprawnień ("aktualizacja istniejącego konta").  

Następnie należy podać swoje imię i nazwisko oraz wyszukać jednostkę zatrudnienia. Jednostki są uszeregowane wg kodu. Listę można przeszukać przewijając ją. W przypadku trudności z odnalezieniem jednostki można sprawdzić jej kod w Katalogu USOSweb. Należy także podać adres e-mail oraz numer telefonu (służbowe). Użytkownicy, którzy posiadają konto w USOS podają swój login (identyfikator), zwykle mający formę pierwszej litery imienia połączonej z nazwiskiem.

W sekcji "Uprawnienia" należy podać datę, do której mają obowiązywać wskazane w formularzu uprawnienia (nie zaś dzisiejszą datę). Data ta zależy od kilku czynników. Może być ostatnim dniem, do którego powierzono danej osobie określone obowiązki czy też datą końca umowy, na podstawie której pracownik jest zatrudniony. Jednak data ta nie może być dłuższa niż ważność upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia takie zwykle wydawane są na nie dłużej niż do końca kadencji Władz uczelni. Pole nie może pozostać puste (nie ma możliwości nadania uprawnień bezterminowo).

W kolejnym kroku należy wskazać żądane uprawnienia. Te zależne są od zakresu powierzonych obowiązków. W przypadku wątpliwości zachęcamy do kontaktu.

Do każdego z wybranych uprawnień należy wskazać jednostkę, której mają one dotyczyć. Należy zwrócić uwagę czy uprawnienia mają dotyczyć także podjednostek (np. w przypadku wybrania wydziału podjednostkami będą instytuty, a w przypadku wybrania uczelni - wydziały, instytuty i wszystkie inne jednostki podległe). 

Edycja formularza

W prawym dolnym rogu formularza znajduje się kod składający się z liter i cyfr stanowiący identyfikator wypełnionego dokumentu. Można edytować wypełniony formularz wpisując wskazany ciąg znaków w pole "Powrót do edycji wcześniej wypełnionego formularza".

Kto podpisuje formularz?

Formularz podpisuje użytkownik, dla którego uprawnienia mają zostać dodane (w sekcji "Oświadczenie użytkownika", gdzie podaje także datę złożenia podpisu). W sekcji "Akceptacja uprawnień" podpis składa:

• specjalista ds. ochrony danych osobowych (wykaz specjalistów i zastępców),
• koordynator USOS (na wydziałach) lub bezpośredni przełożony użytkownika (w innych jednostkach).

Możliwe są sytuacje, w których bezpośredni przełożony i specjalista lub zastępca specjalisty ds. ochrony danych to ta sama osoba.

W jaki sposób złożyć formularz?

Formularz można złożyć w formie:

• papierowej i przekazać osobiście lub pocztą wewnętrzną. Nasz adres znajduje się w zakładce Kontakt. 
• elektronicznej (z podpisami elektronicznymi) i przesłać na adres e-mail: usos@uj.edu.pl.

Jeżeli istotne jest jak najszybsze założenie konta, a nie ma możliwości przesłania formularza podpisanego elektronicznie, to na zasadzie wyjątku możliwe jest wysłanie skanu na adres e-mail: usos@uj.edu.pl, a następnie dostarczenie lub dosłanie pocztą wewnętrzną formularza papierowego.

O czym warto pamiętać?

Warto zachować kopię formularza, co ułatwi jego kolejne wypełnienie w przypadku wygaśnięcia lub zmiany uprawnień. 

Przedłużanie uprawnień

Jeżeli konto straciło ważność, lub wkrótce ją straci, należy ponownie wypełnić formularz uprawnień potwierdzenia uprawnień lub założenia konta USOS.

Zmiana uprawnień lub dodanie dodatkowych uprawnień

Jeżeli:

• zakres obowiązków zmienił się i należy zastapić obecne uprawnienia nowymi to należy ponownie wypełnić formularz uprawnień zawierający tylko nowe uprawnienia;
• zakres obowiązków rozszerzył się i należy zwiększyć obecne uprawnienia to należy ponownie wypełnić formularz uprawnień zawierający komplet uprawnień (obecne i nowe uprawnienia);
• zakres obowiązków zmienił się i należy odebrać użytkownikowi uprawnienia - należy wysłać tę informację na adres e-mail: usos@uj.edu.pl. Nie ma konieczności zgłaszania do Działu USOS zakończenia zatrudnienia.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której użytkownik posiada pewne uprawnienia na okres inny niż pozostałe. Wówczas należy złożyć kilka formularzy np. jeden z uprawnieniami ważnymi do określonej daty, a drugi - do innej daty. 

Dostęp do aplikacji USOS i USOS Java możliwy jest jedynie poprzez bezpieczne połączenie VPN SSL - Extranet. Aby zalogować się do Extranetu należy zainstalować i skonfigurować aplikację Pulse Secure zgodnie z instrukcją dostępną pod adresem pomocit.uj.edu.pl/siec (adres serwera URL dla profilu USOS: extranet.uj.edu.pl/usos).

Zalogowanie do USOS będzie możliwe dopiero po nawiązaniu poprawnego połączenia z Extranetem. Jego pominięcie poskutkuje błędem podczas próby logowania do USOS (błąd 12203).

Aplikacja USOS

W celu instalacji USOS na nowym komputerze należy pobrać i uruchomić program instalacyjny. Po pierwszej instalacji konieczna jest ręczna aktualizacja aplikacji USOS (opisana poniżej). Jeśli na danym komputerze był już wcześniej zainstalowany USOS, należy go usunąć.

Aby uruchomić USOS, należy:

1. Zalogować się do Extranetu.
2. Po zalogowaniu do Extranetu uruchomić aplikację USOS za pomocą skrótu umieszczonego na pulpicie przez program instalacyjny.

Aplikacja USOS Java

USOS Java to aplikacja administracyjna USOS dostępna za pośrednictwem przeglądarki internetowej, nie wymaga instalacji.

Aby uruchomić USOS Java, należy:

1. Zalogować się do Extranetu.
2. Po zalogowaniu do extranetu uruchomić w przeglądarce internetowej aplikację USOS Java dostępną pod adresem https://adm.usos.uj.edu.pl/.
3. Wykonać czynności opisane w instrukcji logowania użytkownika do USOS Java (PDF).

Ze względu na specyfikę pracy aplikacji przeglądarkowej odradzamy równoczesną pracę w więcej niż jednej karcie, może to prowadzić do nieprawidłowego działania aplikacji.

W przypadku konieczności nadania nowego hasła, użytkownik powinien skontaktować się z Zespołem USOS (telefonicznie, mailowo lub osobiście).

Przy ustalaniu nowego hasła proszę pamiętać o obowiązujących przepisach dotyczących systemów informatycznych, w których przechowywane są dane osobowe, oraz ochrony tychże danych, zobowiązują nas do egzekwowania ścisłej polityki bezpieczeństwa w zakresie zmiany haseł kont w USOS. Przy ustalaniu nowego hasła należy stosować się do poniższych zasad:

1. Hasło musi być zmieniane nie rzadziej niż co 30 dni (na 7 i mniej dni przed wymaganym terminem zmiany system pokazuje w oknie startowym odpowiednie przypomnienie).
2. Hasło musi składać się przynajmniej z 8 znaków.
3. Hasło musi zawierać co najmniej 1 cyfrę i co najmniej 1 znak specjalny z poniższej listy:
   !  #  $  %  &  (  )  *  +  ,  -  :  ;  <  =  >  ?  _
   UWAGA: Nie należy w hasłach używać znaków  @  '  /  gdyż może to spowodować problemy z logowaniem.
4. Hasło nie może być takie samo, jak którekolwiek z trzech ostatnio używanych haseł.

Na stronie Pomocy Informatycznej UJ można znaleźć odpowiedzi na najczęstsze problemy związane z logowaniem do Extranetu.

Aplikacja USOS aktualizuje się automatycznie. Jeżeli pomimo tego na ekranie główny widoczna jest wersja formularzy starsza niż wersja bazy danych, możliwe jest jej wymuszenie. UWAGA - w przypadku uruchomienia aktualizacji ręcznie użytkownik musi dysponować uprawnieniami administratora na swoim komputerze, oraz być zalogowany do extranetu. Należy wykonać następujące czynności:

1. Zamknąć wszystkie okienka systemu USOS.
2. Upewnić się, że połączenie z extranetem jest nadal aktywne.
3. Uruchomić menu Mój komputer.
4. Odszukać katalog, w którym zainstalowany jest USOS (domyślnie jest to katalog USOS na dysku C).
5. W katalogu instalacyjnym USOS przejść do katalogu Update i uruchomić program USOSupdater_2.25.exe. Program rozpocznie pobieranie i rozpakowywanie plików - póki ta czynność trwa, w prawym dolnym rogu ekranu widoczna będzie dodatkowa ikonka w postaci dwóch zielonych literek U.
6. Po zakończeniu działania programu powinien pojawić się dymek z komunikatem, że USOS został aktualizoawany i można rozpocząć pracę.

Jeśli wydaje się, że powyższa procedura nie przynosi rezultatów, warto odszukać w katalogu USOS plik usos_update.log. Na końcu tego pliku będą zapisane dane dotyczące ostatniej aktualizacji. W przypadku, gdy znajdą się tam komunikaty błędów, prosimy o zwrócenie się o pomoc do lokalnego informatyka lub zespołu USOS.

Aby ułatwić przeglądanie ogromnej ilości danych przechowywanych w USOS, użytkownicy mogą skorzystać z predefiniowanych filtrów. Stopień ich wykorzystania różni się od zakresu posiadanych uprawnień, domyślnie jednak większość użytkowników zobaczy w formularzach wyłącznie dane dotyczące tych jednostek, którymi się zajmują.

Sprawdzenie, czy pula prezentowanych danych jest ograniczona przez aktywny filtr możliwe jest po kliknięciu przycisku "Filtr" dostepnego niemal w każdym formularzu (w prawym górnym rogu ekranu). Poskutkuje to wyświetleniem listy dostępnych filtrów, wśród których można wybrać i ustawić interesujący nas w danym momencie. W przypadku konieczności wyświetlania kompletnych danych (np. w celu sprawdzenia, czy osoba, którą planujemy dodać, nie została już wprowadzona w innej jednostce) należy skorzystać z opcji "Wszystkie rekordy".

Poniżej instrukcja obrazująca działanie jednego z dostępnych filtrów, wykorzystywanego podczas wyszukiwania osób z nieprawidłowym przebiegiem studiów.

Instrukcja działania filtru "Nieprawidłowy przebieg studiów" (PDF)