Zgodnie z Zarządzeniem nr 107 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 12 grudnia 2019 roku ELS powinna zostać końcowo unieważniona tylko i wyłącznie w przypadku:

• ostatecznego skreślenia z listy studentów;
• ukończenia studiów drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich przez studenta i braku statusu studenta na innym programie studiów w USOS UJ.

Unieważniona ELS powinna być w widoczny sposób uszkodzona (np. poprzez odcięcie rogu) przez pracownika jednostki organizacyjnej UJ obsługującej tok studiów i zwrócona studentowi.

W przypadku stwierdzenia braku działania (np. legitymacja nie wczytuje się w USOS, nie da się jej przedłużyć, student nie może kupić biletu MPK itp.) elektronicznej legitymacji studenckiej (ELS) lub doktoranckiej (ELD), której wygląd nie budzi zastrzeżeń, pracownik Dziekanatu lub Sekretariatu jest zobowiązany do powiadomienia o tym fakcie osobę odpowiedzialną za legitymacje w Sekcji Systemów Obsługi Studiów (SSOS). Legitymacje takie, po wcześniejszym ocenieniu ich stanu przez uprawnionego pracownika SSOS, podlegają bezpłatnej wymianie gwarancyjnej. Niezbędne jest tu zgłoszenie się z własną, niedziałającą legitymacją do siedziby SSOS.

Legitymacje, które nie działają i są: złamane, pogięte, pęknięte, lub w jakiś inny sposób uszkodzone mechanicznie (w tym z uszkodzonym chipem) wymagają płatnego wydruku duplikatu. Powiadamianie pracownika SSOS w takim wypadku nie jest konieczne.

Przy problemach z przedłużeniem mogą pojawić się następujące błędy:

• Nie znaleziono certyfikatu do podpisu – w bazie brak jest struktury do przedłużenia legitymacji. Konieczny jest kontakt z biurem USOS.
• Nie udało się wczytać legitymacji, błąd przy operacji na karcie – błąd może wynikać z problemów w komunikacji między czytnikiem, a komputerem, lub czytnikiem, a kartą. W pierwszym przypadku należy odłączyć czytnik od komputera i podłączyć go powtórnie. W drugim należy zwrócić uwagę na stan chipa, czy nie jest zabrudzony, wytarty lub uszkodzony np. pęknięty (pęknięcia najlepiej widać na rewersie karty). Gdy chip jest brudny, należy przetrzeć go wilgotną szmatką i spróbować wczytać legitymację raz jeszcze. W przypadku ponownego niepowodzenia przy wczytaniu legitymacji, należy poinformować studenta/tkę o konieczności wizyty w biurze USOS. Bezpłatnej wymianie gwarancyjnej podlegają tylko i wyłącznie niedziałające legitymacje w dobrym stanie fizycznym. Legitymacje zabrudzone, uszkodzone w tym złamane, pogięte czy pęknięte wymagają wydruku duplikatu w kwocie 33 zł.
• Jan Kowalski nie jest rozliczony – student nie jest wpisany na aktualny program, etap i cykl lub przy przedłużaniu wybrano błędny program studiów. Błąd ten może wskazywać również na nieprawidłową datę następnego zaliczenia widoczną w Programie Osoby.
• Błąd przy przedłużaniu – taki komunikat błędu może wynikać z wielu przyczyn. Konieczny jest kontakt z biurem USOS.

W USOS Java istnieje możliwość przedłużania elektronicznych legitymacji studenckich i doktoranckich. W tym celu należy pobrać plik instalatora USOS Sign i postępować według poniższej instrukcji:

1. Pobrać plik instalatora USOS Sign i uruchomić go.
2. Po zakończeniu instalacji uruchomić aplikację USOS Sign.
3. Zainstalować certyfikat USOS Sign w przeglądarce internetowej. W tym celu przy uruchomionym USOS Sign należy rozwinąć Windows Tray, kliknąć prawym klawiszem myszki w ikonę USOS Sign (pomarańczowa ikona z biała literą U) i kliknąć Otwórz stronę testową. W pojawiającym się Ostrzeżeniu o potencjalnym zagrożeniu należy kliknąć - Zaawansowane - Akceptuj ryzyko oraz Kontynuuj.
4. Przy poprawnej instalacji certyfikatu USOS Sign w przeglądarce internetowej pojawi się informacja: Jeśli widzisz ten tekst, to konfiguracja certyfikatu usługi USOS Sign została zakończona pomyślnie.
5. Zalogowac się do USOS Java, włożyć legitymację do czytnika, przejść do Osoby - ELS/ELD - Przedłużanie ważności i kliknąć Wczytaj Stykowo. Po chwili tabelki w USOS Java powinny zapełnić się danymi studenta.
6. Kliknąć Przedłuż. Legitymacja zostanie automatycznie przedłużona na określony czas.

Przedłużanie legitymacji należy zakończyć przyklejeniem hologramu na rewersie legitymacji.

• Instrukcja zamawiania hologramów w USOS Java (PDF)
• Instrukcja rejestrowania zużytych hologramów w USOS Java (PDF)