W celu założenia konta w systemie USOS należy:

1. Posiadać aktywne konto pocztowe w domenie uj.edu.pl. Za pomocą konta użytkownik loguje się do Extranetu (wewnętrznej sieci UJ), co umożliwia bezpieczne przesyłanie danych. Procedury związane z aktywacją konta pocztowego, odzyskiwaniem hasła itp. opisane są na stronie Pomocy Informatycznej UJ.
2. Wypełnić formularz uprawnień zgodnie z zarządzeniem 38 Rektora UJ z 30 maja 2018 roku i zgłosić się z nim do Zespołu USOS, gdzie zostanie założone konto lub przekazać przez dziennik podawczy. Dopuszczalne jest również przesłanie skanu uzupełnionego formularza na adres usos@uj.edu.pl, jednak wersja papierowa finalnie również powinna do nas dotrzeć (wyjątkiem jest formularz z podpisami elektronicznymi, który nie musi mieć odpowiednika papierowego).
   UWAGA: Proszę szczególną uwagę zwrócić na pole "Data ważności konta", które koniecznie musi być uzupełnione.

Formularze uprawnień

Konta zakładane są pod warunkiem złożenia oświadczenia ze wszystkimi wymaganymi podpisami.

Dostęp do aplikacji USOS i USOS Java możliwy jest jedynie poprzez bezpieczne połączenie VPN SSL - Extranet. Aby zalogować się do Extranetu należy zainstalować i skonfigurować aplikację Pulse Secure zgodnie z instrukcją dostępną pod adresem pomocit.uj.edu.pl/siec (adres serwera URL dla profilu USOS: extranet.uj.edu.pl/usos).

Zalogowanie do USOS będzie możliwe dopiero po nawiązaniu poprawnego połączenia z Extranetem. Jego pominięcie poskutkuje błędem podczas próby logowania do USOS (błąd 12203).

Aplikacja USOS

W celu instalacji USOS na nowym komputerze należy pobrać i uruchomić program instalacyjny. Po pierwszej instalacji konieczna jest ręczna aktualizacja aplikacji USOS (opisana poniżej). Jeśli na danym komputerze był już wcześniej zainstalowany USOS, należy go usunąć.

Aby uruchomić USOS, należy:

1. Zalogować się do Extranetu.
2. Po zalogowaniu do Extranetu uruchomić aplikację USOS za pomocą skrótu umieszczonego na pulpicie przez program instalacyjny.

Aplikacja USOS Java

USOS Java to aplikacja administracyjna USOS dostępna za pośrednictwem przeglądarki internetowej, nie wymaga instalacji.

Aby uruchomić USOS Java, należy:

1. Zalogować się do Extranetu.
2. Po zalogowaniu do extranetu uruchomić w przeglądarce internetowej aplikację USOS Java dostępną pod adresem https://adm.usos.uj.edu.pl/.
3. Wykonać czynności opisane w instrukcji logowania użytkownika do USOS Java (PDF).

Ze względu na specyfikę pracy aplikacji przeglądarkowej odradzamy równoczesną pracę w więcej niż jednej karcie, może to prowadzić do nieprawidłowego działania aplikacji.

Każdy nowy użytkownik systemu zapraszany jest na szkolenie wstępne omawiające podstawowe zasady funkcjonowania USOS oraz zagadnienia związanie z konkretnymi zadaniami, jakie ma relizować.

Oprócz tego prowadzimy szkolenia indywidualne (w MS Teams lub w naszym biurze) dla zainteresowanych użytkowników, oraz dla grup w przypadku zapotrzebowania zgłoszonego przez jednostkę UJ (dla wiekszych grup możliwe szkolenie w siedzibie jednostki).

Kontakt w sprawie szkoleń

Adres mailowy: usos@uj.edu.pl, telefon: 12 663 50 30.

W przypadku konieczności nadania nowego hasła, użytkownik powinien skontaktować się z Zespołem USOS (telefonicznie, mailowo lub osobiście).

Przy ustalaniu nowego hasła proszę pamiętać o obowiązujących przepisach dotyczących systemów informatycznych, w których przechowywane są dane osobowe, oraz ochrony tychże danych, zobowiązują nas do egzekwowania ścisłej polityki bezpieczeństwa w zakresie zmiany haseł kont w USOS. Przy ustalaniu nowego hasła należy stosować się do poniższych zasad:

1. Hasło musi być zmieniane nie rzadziej niż co 30 dni (na 7 i mniej dni przed wymaganym terminem zmiany system pokazuje w oknie startowym odpowiednie przypomnienie).
2. Hasło musi składać się przynajmniej z 8 znaków.
3. Hasło musi zawierać co najmniej 1 cyfrę i co najmniej 1 znak specjalny z poniższej listy:
   !  #  $  %  &  (  )  *  +  ,  -  :  ;  <  =  >  ?  _
   UWAGA: Nie należy w hasłach używać znaków  @  '  /  gdyż może to spowodować problemy z logowaniem.
4. Hasło nie może być takie samo, jak którekolwiek z trzech ostatnio używanych haseł.

Na stronie Pomocy Informatycznej UJ można znaleźć odpowiedzi na najczęstsze problemy związane z logowaniem do Extranetu.

Aplikacja USOS aktualizuje się automatycznie. Jeżeli pomimo tego na ekranie główny widoczna jest wersja formularzy starsza niż wersja bazy danych, możliwe jest jej wymuszenie. UWAGA - w przypadku uruchomienia aktualizacji ręcznie użytkownik musi dysponować uprawnieniami administratora na swoim komputerze, oraz być zalogowany do extranetu. Należy wykonać następujące czynności:

1. Zamknąć wszystkie okienka systemu USOS.
2. Upewnić się, że połączenie z extranetem jest nadal aktywne.
3. Uruchomić menu Mój komputer.
4. Odszukać katalog, w którym zainstalowany jest USOS (domyślnie jest to katalog USOS na dysku C).
5. W katalogu instalacyjnym USOS przejść do katalogu Update i uruchomić program USOSupdater_2.25.exe. Program rozpocznie pobieranie i rozpakowywanie plików - póki ta czynność trwa, w prawym dolnym rogu ekranu widoczna będzie dodatkowa ikonka w postaci dwóch zielonych literek U.
6. Po zakończeniu działania programu powinien pojawić się dymek z komunikatem, że USOS został aktualizoawany i można rozpocząć pracę.

Jeśli wydaje się, że powyższa procedura nie przynosi rezultatów, warto odszukać w katalogu USOS plik usos_update.log. Na końcu tego pliku będą zapisane dane dotyczące ostatniej aktualizacji. W przypadku, gdy znajdą się tam komunikaty błędów, prosimy o zwrócenie się o pomoc do lokalnego informatyka lub zespołu USOS.

Aby ułatwić przeglądanie ogromnej ilości danych przechowywanych w USOS, użytkownicy mogą skorzystać z predefiniowanych filtrów. Stopień ich wykorzystania różni się od zakresu posiadanych uprawnień, domyślnie jednak większość użytkowników zobaczy w formularzach wyłącznie dane dotyczące tych jednostek, którymi się zajmują.

Sprawdzenie, czy pula prezentowanych danych jest ograniczona przez aktywny filtr możliwe jest po kliknięciu przycisku "Filtr" dostepnego niemal w każdym formularzu (w prawym górnym rogu ekranu). Poskutkuje to wyświetleniem listy dostępnych filtrów, wśród których można wybrać i ustawić interesujący nas w danym momencie. W przypadku konieczności wyświetlania kompletnych danych (np. w celu sprawdzenia, czy osoba, którą planujemy dodać, nie została już wprowadzona w innej jednostce) należy skorzystać z opcji "Wszystkie rekordy".

Poniżej instrukcja obrazująca działanie jednego z dostępnych filtrów, wykorzystywanego podczas wyszukiwania osób z nieprawidłowym przebiegiem studiów.

Instrukcja działania filtru "Nieprawidłowy przebieg studiów" (PDF)