Podania

Instrukcja "Złożenie podania przez studenta w USOSweb oraz odczyt rozstrzygnięcia" (PDF)

Wnioski

Poprzez USOSweb student może zarejestrować m.in. wniosek o:

• zapomogę
• stypendium socjalne (także w zwiększonej wysokości)
• stypendium dla osób niepełnosprawnych
• stypendium rektora
• miejsce w domu studenckim.

Aby uzyskać świadczenia lub miejsce w domu studenckim należy wypełnić odpowiedni wniosek znajdujący się w www.usosweb.uj.edu.pl w zakładce DLA WSZYSTKICH – WNIOSKI. Dostęp do USOSweb student otrzymuje w sekretariacie studenckim w dniu zapisu na studia.

Student ubiegający się o świadczenia powinien w pierwszej kolejności zarejestrować w systemie USOSweb wybrany wniosek, a następnie dostarczyć go wraz z kompletem dokumentacji do wydziałowego koordynatora ds. stypendialnych. Dane swojego koordynatora można znaleźć w USOSweb w zakładce Dla Studentów, a tam Obsługa.

W przypadku większości wniosków wypełnienie formularza w systemie nie jest wystarczające, wniosek w wersji papierowej należy dostarczyć na uczelnię osobiście, pocztą czy poprzez upoważnioną osobę w odpowiednim terminie. Nie należy wysyłać samej dokumentacji bez wniosku.

Instrukcje

Instrukcja "Składanie wniosków o akademik – studenci cudzoziemcy rozpoczynający naukę" (PDF)

Instrukcja "Zamiana miejsca w domu studenckim" (PDF)

Terminy składania wniosków

• zapomoga: niezwłocznie, do 3 miesięcy od zdarzenia;
• stypendium socjalne (także w zwiększonej wysokości): na semestr zimowy – do 30 września, na semestr letni – do 31 stycznia;
• stypendium dla osób niepełnosprawnych: stypendium przyznawane od miesiąca złożenia wniosku;
• stypendium rektora: do 20 października;
• miejsce w domu studenckim: w terminach określonych w danym roku akademickim (szczegółowe daty podane są tutaj).

Wypełnienie wniosku w USOSweb

Możliwość wypełnienia wniosku może być zależna od spełnienia pewnych wstępnych warunków formalnych, np. uzupełnienie oświadczenia o dochodach, posiadania statusu studenta czy też przedłożenia na uczelni orzeczenia o niepełnosprawności. Wniosek można zarejestrować, gdy otwarta jest tura. Czas zakończenia tury nie jest jednoznaczny z terminem zakończenia naboru wniosków. "Otwarta tura" nie oznacza, że trwa nabór wniosków. Jest to termin techniczny i określa czas dostępu do wniosku także w celu jego poprawy już po zakończeniu naboru.

Niektóre wnioski można wypełnić tylko raz w danym semestrze/roku akademickim (np. wniosek o stypendium socjalne składany raz na semestr), natomiast inne mogą być wypełniane więcej niż raz jak. np. wniosek o stypendium rektora, który można złożyć tyle razy, na ilu kierunkach ma się aktywny status studenta. Do momentu zatwierdzenia wniosku przez wnioskodawcę (użycia na jednym z ostatnich ekranów przycisku "Zarejestruj"), wniosek można poprawiać i wracać do jego wypełniania do czasu zakończenia tury.

Na liście wniosków w USOSweb wyświetlany jest aktualny stan wniosku. Wniosek, który student zaczął wypełniać ma status "Wypełniany". Po zatwierdzeniu wniosku przez studenta stan zmienia się na "Zarejestrowany".

Jeśli przyjęta w danym roku forma składania wniosków zakłada konieczność dostarczenia wniosku w wersji papierowej, po zarejestrowaniu wniosku należy go dostarczyć do wskazanej w USOSweb osoby lub jednostki – np. koordynatora ds. stypendialnych (o ile jest to wymagane – wraz z kompletem dokumentacji). Nie należy czekać na zakończenie tury czy też zaakceptowanie zarejestrowanego wniosku przez pracownika Uczelni. Jeżeli student nie posiada kompletu dokumentów mimo wszystko powinien złożyć dokumentację na Uczelni, konieczne dokumenty można dostarczyć w terminie późniejszym, określonym na wezwaniu do uzupełnienia braków.

Wydziałowy koordynator ds. stypendialnych weryfikuje wniosek i przekazuje go na posiedzenie odpowiedniej komisji. Student może zostać wezwany do uzupełniania braków lub złożenia wyjaśnień, jeżeli dokumentacja będzie niekompletna. Status kompletnego, poprawnie złożonego w wersji papierowej wniosku zostaje zmieniony w systemie USOSweb na "Gotowy do rozpatrzenia". W przypadku niekompletnych wniosków status może zostać zmieniony na:

• "Cofnięty do poprawy" – należy wówczas poprawić wniosek, np. zmienić skład rodziny w oświadczeniu o dochodach, poprawić opis osiągnięć we wniosku o stypendium rektora lub dodać załączniki w formie elektronicznej;
• "Cofnięty do uzupełnienia" – należy wówczas uzupełnić dokumentację w formie papierowej zgodnie z wiadomością e-mail lub wezwaniem.

Koordynator zmieniając status wniosku studenta może wygenerować wiadomość e-mail informując wnioskodawcę o zmianie stanu wniosku.

Jeżeli wystąpiła konieczność poprawy wniosku, a student rozpoczął jego edytowanie to stan wniosku zostaje zmieniony na "Poprawiany". Po zakończeniu wnoszenia poprawek student powinien ponownie zatwierdzić wniosek na jednym z ostatnich ekranów używając przycisku "Zarejestruj" – stan zmieni się na "Zarejestrowany". Należy wówczas wydrukować poprawiony wniosek.

Wydruk wniosku

Wypełniony w systemie USOSweb wniosek, należy wydrukować i podpisać, a następnie dostarczyć (o ile jest to wymagane – wraz z kompletem wymaganej dokumentacji do wskazanej osoby lub jednostki). Po użyciu przycisku "Drukuj" na komputerze wnioskodawcy zostaje zapisany plik PDF z wnioskiem. Jeżeli na wniosku pojawia się znak wodny "NIEZATWIERDZONY" oznacza to, że student nie użył na jednym z ostatnich ekranów przycisku "Zarejestruj". Należy wówczas dokończyć rejestrowanie wniosku i wydrukować go ponownie.

Wniosek, który został zarejestrowany w systemie, ale nie został dostarczony w wersji papierowej, na Uczelnię może zmienić status na "Pozostawiony bez rozpoznania".

Wniosek, który wpłynął do właściwej jednostki lub osoby może mieć także status "Złożony" – oznacza to, że wniosek wpłynął, ale koordynator nie rozpoczął jeszcze jego weryfikacji pod kątem merytorycznym.

Miejsce składania wniosków

Informacja o miejscu składania wniosków 

Rozstrzygnięcie

Po rozpatrzeniu sprawy przez właściwy organ wniosek zmienia stan na "Rozpatrzony". W USOSweb nie ma informacji o tym, czy wniosek został rozpatrzony pozytywnie czy negatywnie oraz w jakiej wysokości przyznano świadczenie. Aby poznać rozstrzygnięcie i otrzymać wypłatę należy odebrać decyzję administracyjną. Od decyzji, z którą student się nie zgadza, przysługuje odwołanie/wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia odebrania decyzji.

W przypadku ubiegania się o miejsce w domu studenckim informacja o przyznanym/nie przyznanym miejscu dostępna jest w USOSweb. Skierowania do domów studenckich są elektroniczne, student nie otrzymuje skierowania w wersji papierowej. Miejsce w domu studenckim jest odpłatne.

Wypłata świadczeń

Wypłata świadczeń odbywa się co miesiąc, za wyjątkiem stypendium ministra i zapomogi wypłacanych jednorazowo.

Podgląd wypłat stypendiów dostępny jest w USOSweb, w zakładce DLA STUDENTÓW → Stypendia. Jeżeli w zakładce tej widnieje kwota na dany miesiąc oznacza to, że koordynator ds. stypendialnych wygenerował listę wypłat, nie jest to jednak jednoznaczne z dokonaniem przelewu na konto bankowe.