Wydawane przez Uniwersytet Jagielloński legitymacje studenckie maja postać plastikowej karty elektronicznej, która wyposażona jest w dwa układy: stykowy w postaci złotego chipu oraz bezstykowy w postaci zatopionej w plastiku antenki.

Na układzie stykowym znajdują się dane zapisane w formie elektronicznej. Składają się one z podstawowych danych osobowych właściciela legitymacji oraz terminu jej ważności. By odczytać te dane, niezbędne jest posiadanie komputera z odpowiednim czytnikiem kart inteligentnych oraz programu udostępnionego przez nas pod adresem www.usosweb.uj.edu.pl/els. Po instalacji powyższego programu należy go uruchomić, a następnie włożyć legitymację do czytnika. Do większości istniejących czytników kartę wkłada się złotym chipem do góry (tak, aby na wystającej z czytnika części karty widoczne było zdjęcie). Po włożeniu karty do czytnika dane z legitymacji wczytają się automatycznie.

Układ bezstykowy legitymacji umożliwia jej natomiast pełnienie roli karty zbliżeniowej. Oznacza to, że za pomocą odpowiedniego czytnika można z niej odczytać (np. kontrolerzy MPK) lub na niej zapisać (np. automaty biletowe) dane, nawet bez bezpośredniego styku z nią. Standard jej działania podobny jest do płatności zbliżeniowych realizowanych przez karty bankomatowe z tą różnicą, że na legitymacji nie są przechowywane żadne środki finansowe.

Wzór elektronicznej legitymacji studenckiej wygląda w całej Polsce tak samo, bez względu na to, przez jaką uczelnię w kraju dokument został wydany. Jego forma tj. kolor, wymiar, czcionka oraz wygląd wszystkich pozostałych elementów został szczegółowo określony w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 2019 roku.

Na pierwszej stronie legitymacji studenckiej w czasie jej personalizacji zostają naniesione: zdjęcie, imię i nazwisko, pesel oraz numer albumu (indeksu) właściciela, a także nazwa uczelni, data wydania blankietu. Na drugiej stronie dokumentu znajduje się: informacja o przysługujących posiadaczowi zniżkach, 12 kwadratowych pól przeznaczonych na hologramy, poświadczające ważność legitymacji oraz białe pole z naniesionym numerem indeksu studenta (poprzedzony trzycyfrowym kodem uczelni) oraz jego odzwierciedlenie w formie kodu paskowego. Kod ten umożliwia odczytywanie tego numeru przez niektóre instytucje, jak np. Bibliotekę Jagiellońską.

Oprócz swej podstawowej funkcji, jaką jest potwierdzanie statusu studenta, elektroniczna legitymacja może pełnić także dodatkowe funkcje. Jedną z nich jest na przykład wspomniana wyżej karta do biblioteki. Kolejną funkcją, którą może pełnić ELS jest Krakowska Karta Miejska. Możliwość kupna biletu na legitymację uzależniona jest od wcześniejszego wyrażenia zgody na przesłanie podstawowych danych osobowych do MPK. Uczynić to można jedynie w czasie rekrutacji na studia. Osoby, które nie wyrażą takiej zgody, nie będą mogły korzystać z legitymacji, jako nośnika biletu miejskiego. Studenci, których dane zostaną przesłane do MPK, po odbiorze legitymacji z dziekanatu/sekretariatu, będą mogli, zakupić na nią bilet miejski w dowolnym automacie MPK lub punkcie sprzedaży biletów okresowych.

Prócz powyższych funkcjonalności blankiet elektronicznej legitymacji studenckiej może służyć także, jako karta wstępu do pomieszczeń np. laboratoriów, budynków np. akademików, czy jako karta wjazdu na parking.

Aby upewnić się, czy legitymacja jest ważna, należy popatrzeć na jej rewers, czyli stronę z przyklejonymi hologramami i sprawdzić datę widniejącą na ostatnim z nich. W przypadku nieważnej już legitymacji, należy niezwłocznie udać się do sekretariatu studenckiego celem jej przedłużenia.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego student może posługiwać się elektroniczną legitymacją nie dłużej niż do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów. Zasada ta nie dotyczy studentów będących absolwentami studiów pierwszego stopnia. W ich przypadku legitymacja zachowuje ważność do dnia 31 października w roku ukończenia tych studiów.

Termin ważności elektronicznej legitymacji przedłużyć można tylko i wyłącznie w sekretariacie studenckim prowadzącym kierunek studiów osoby chcącej przedłużyć ważność swojej legitymacji, której ważność uległa wygaszeniu lub juz wygasła. Sam proces przedłużania składa się z dwóch nieodłącznych od siebie czynności. Pierwszą jest włożenie legitymacji do czytnika i zapisanie na niej wymaganych danych, a drugą, niezwłoczne przyklejenie hologramu z odpowiednią datą. Dopiero po zakończeniu tych dwóch czynności legitymacja jest prawidłowo przedłużona i można się nią posługiwać. Całość procesu przedłużania jest czynnością trwającą około jednej minuty.

Ze wszystkimi sprawami związanymi z elektronicznymi legitymacjami studenckimi należy kierować się do sekretariatu swojej jednostki.

Legitymacje zgubione, zniszczone lub skradzione podlegają wymianie na nową, pod warunkiem wniesienia opłaty w wysokości 33 zł.

Legitymacje, na których jakiekolwiek dane osobowe powinny zostać zmienione, a także te, na których zabrakło  miejsca na nowe hologramy podlegają wymianie po wniesieniu opłaty 22 zł.

Niedziałające legitymacje, które nie są zniszczone, pęknięte, czy złamane i których wygląd nie budzi zastrzeżeń podlegają wymianie gwarancyjnej. W tym wypadku konieczne jest zwrócenie się na adres mailowy mlegitymacja@uj.edu.pl i umówienie wizyty w biurze Sekcji Systemów Obsługi Studiów, celem sprawdzenia poprawności działania elektronicznej legitymacji studenckiej.